La documentación y el registro de todas las actuaciones del establecimiento ante una vulneración de derechos son pasos fundamentales y obligatorios dentro de los protocolos. Esto asegura la trazabilidad del caso y permite:

Transparencia y rendición de cuentas: Demostrar que el establecimiento actuó conforme a su Reglamento Interno y la normativa vigente.
Protección del NNA: Asegurar que no haya vacíos en la atención y que el caso sea seguido adecuadamente.
Sustento legal: Contar con pruebas y antecedentes en caso de requerimientos de la Superintendencia de Educación, la Fiscalía o los Tribunales de Familia.
Mejora continua: Evaluar la eficacia de los protocolos y realizar ajustes si es necesario.

El registro debe ser:

Objetivo: Describir hechos, no interpretaciones ni juicios de valor.
Detallado: Incluir fechas, horas, personas involucradas, acciones realizadas y acuerdos tomados.
Confidencial: Almacenarse de manera segura, con acceso restringido solo al personal autorizado.

Se recomienda utilizar un expediente único por estudiante para estos fines, donde se consoliden todos los antecedentes relacionados con la vulneración, respetando siempre la ley de protección de datos personales.

Fase del Protocolo	Acciones Clave	Registro Requerido
Detección / Acogida	Identificación de indicios, primera conversación	Fecha, hora, observador/entrevistador, resumen de hechos
Primera Respuesta	Evaluación inicial, apoyo emocional	Decisión de activar protocolo, fecha, hora, responsables
Derivación / Denuncia	Contacto con Fiscalía, OPD, Tribunales, etc.	Fecha, hora, institución contactada, persona de contacto, resumen de información entregada
Seguimiento	Coordinación con red, monitoreo NNA	Fechas de reuniones, acuerdos, estado del NNA, ajustes al plan