El Kardex (también llamado tarjeta de existencias) es el registro individual de cada producto que documenta:

Entradas: recepciones de proveedor, devoluciones de cliente, traspasos desde otra bodega.
Salidas: ventas, dispensaciones, mermas, bajas por vencimiento, devoluciones a proveedor.
Saldo: existencia resultante tras cada movimiento (entrada − salida).

El Kardex puede ser físico (tarjeta de cartulina en el estante) o digital (módulo del software de farmacia). Lo importante es que cada movimiento se registre en tiempo real, con fecha, hora, lote, cantidad, tipo de transacción y responsable.

Sistema de inventario perpetuo: el saldo se actualiza con cada operación, permitiendo conocer la existencia teórica en cualquier momento. Conteos cíclicos (auditorías parciales periódicas de productos críticos) y el inventario físico anual (conteo total) permiten cuadrar la existencia real contra el Kardex.

Fecha	Movimiento	Entrada	Salida	Saldo
01/04	Recepción OC-1234	100	—	100
02/04	Venta	—	15	85
03/04	Baja vencimiento	—	5	80

Si el conteo físico arroja 75 unidades pero el Kardex marca 80, debes investigar: ¿hubo una salida no registrada? ¿robo? ¿merma no documentada? La cuadratura es indispensable para mantener la confianza en el inventario y cumplir con auditorías internas y externas.