Una vez que un requerimiento ha sido registrado y priorizado, es esencial definir claramente su gestión. Esto implica establecer responsables, plazos y acuerdos, y saber cuándo es necesario derivar o coordinar con otras unidades.

Responsables: Asignar a una persona o equipo específico la tarea de atender y resolver el requerimiento. La claridad en la asignación evita duplicidad de esfuerzos o, peor aún, que nadie se haga cargo.
Plazos y acuerdos: Definir un tiempo estimado para la resolución y comunicárselo al usuario interno. Estos plazos deben ser realistas y, en lo posible, alineados con los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) establecidos en la organización. Un acuerdo no solo es una fecha, sino un compromiso de lo que se entregará.
Derivación y coordinación entre unidades:

Derivación: Si el requerimiento excede las atribuciones de nuestro equipo o área, debemos derivarlo a la unidad competente. Es vital que esta derivación se realice de forma ágil y con toda la información relevante.
Coordinación: En muchos casos, un requerimiento puede necesitar la intervención de varias áreas. La coordinación implica trabajar en conjunto, compartir información y mantener una comunicación fluida entre los equipos involucrados para lograr la resolución.

Comunicar estos detalles al usuario interno desde el inicio genera confianza y transparencia, clave para una buena relación cliente-proveedor interno.