La gestión documental es la secuencia ordenada de pasos que sigue un documento desde que llega hasta que se archiva. Si se omite una etapa, el documento puede «perderse» aunque siga dentro de la oficina.

Etapa	Qué se hace	Evidencia
Recepción	Se revisa que el documento esté completo y se deja constancia de la fecha y la hora de ingreso	Timbre o comprobante
Registro	Se asigna un número correlativo en el libro o la planilla de ingreso	N.º de ingreso
Clasificación	Se identifica el tipo (solicitud, factura, contrato) y la materia	Categoría o código
Derivación	Se envía a la unidad responsable, dejando constancia	Firma o registro de entrega
Archivo y conservación	Se guarda según un orden acordado, con acceso restringido si contiene datos personales	Ubicación registrada

En los órganos del Estado, la Ley 19.880 exige que el procedimiento conste en un expediente en el que se asientan los documentos con la fecha y la hora de recepción, respetando su orden de ingreso. La Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado dispone que el ciclo completo se realice en formato electrónico: las solicitudes en papel se digitalizan e ingresan al expediente electrónico. Su implementación es gradual y el plazo final es el 31 de diciembre de 2027.

En una empresa privada rige el mismo criterio: todo documento debe poder encontrarse y dejar claro por qué manos pasó.